Ở Office 2007, Microsoft đã bắt đầu ứng dụng bộ định dạng file văn phòng mới là Office Open XML và dùng nó làm định dạng file mặc định cho các công cụ văn phòng (Word, Excel và PowerPoint). Phần đuôi mở rộng của các file văn phòng giờ đây được thêm chữ “x” ở cuối: doc thành docx, xls thành xlsx và ppt thành pptx.
Định dạng Office 2007 có kích thước file nhỏ hơn các định dạng cũ vì thế nhẹ hơn, tiện lợi hơn để gửi qua mạng và lưu trữ. Nhưng chúng lại không tương thích với các phiên bản Office cũ và chưa được hầu hết các ứng dụng và thiết bị hỗ trợ.
Vì thế, khi nhận được một file văn phòng có định dạng Office 2007, bạn sẽ gặp khó khăn để mở và xử lý nó, nếu như máy tính của bạn không có cài đặt bộ Office 2007.
Để giải quyết cái vụ này, bạn có thể dùng một số cách sau:
Dùng công cụ có sẵn:
1. Nếu đang sử dụng Office XP và 2003, bạn có thể tải về công cụ Microsoft Office Compatibility Pack do Microsoft cung cấp để bổ sung tính năng đọc được các định dạng file Office 2007. Dung lượng bộ cài tầm 27,5MB.
Địa chỉ download rất dài, bạn nên tìm với từ khóa “Microsoft Office Compatibility Pack”. Tải về máy xong, bạn chạy file này để cập nhật cho Office XP và 2003.
2. Sử dụng một công cụ phần mềm hỗ trợ việc xem các định dạng file Office 2007. Thí dụ để xem các file Word 2007, bạn có thể dùng công cụ miễn phí Microsoft Word Viewer. Tải về từ địa chỉ https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=4
2. Dùng tiện ích convert trực tuyến
Nếu đang kết nối Internet, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi định dạng file trực tuyến để đổi các file Office 2007 thành các định dạng cũ.
Bạn có thể dùng các dịch vụ ở http://docx-converter.com/widget/ hay www.zamzar.com/. Lưu ý, với dịch vụ www.zamzar.com, bạn không cần phải tải và cài đặt một công cụ nào vào máy của mình. Sau khi gửi file cho nó chuyển đổi, bạn sẽ nhận được file đã chuyển đổi xong qua e-mail mà bạn cung cấp cho nó.
Tuy nhiên, tốt nhất và an toàn nhất là bạn nên tải bộ Microsoft Office Compatibility Pack về cài đặt vào máy mình để sử dụng dài dài sau này.
Nguồn: mediazone.vn