Xem nhanh
Ngày nay, email là phương tiện giao tiếp bằng văn bản thông dụng nhất trong công việc hàng ngày. Rèn luyện kỹ năng viết email rất quan trọng để giúp bạn tạo ấn tượng tốt với sếp, đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời hỗ trợ công việc tiến triển thuận lợi hơn.
Vậy làm thế nào để viết được một bức email đạt tiêu chuẩn? Bài viết này giới thiệu 7 mẹo đơn giản giúp bạn cải thiện kỹ năng này.
Cân nhắc xem có nên gửi email hay không
Đây là điều rất quan trọng. Tùy từng trường hợp mà bạn nên xem xét kỹ liệu nên gửi email, gọi điện thoại hay hẹn gặp trực tiếp.
Viết tiêu đề cụ thể
Đôi khi tiêu đề email sẽ quyết định việc người nhận có nhấp vào đọc email của bạn hay không. Hãy viết tiêu đề càng ngắn gọn, cụ thể càng tốt. Ví dụ, email thông báo cuộc họp có thể viết tiêu đề như sau: “Cuộc họp lúc 10 giờ ngày 15/11/2020 Phòng 2”.
Đặt ý chính của bạn vào câu đầu tiên
Những điểm quan trọng nên được đặt vào câu đầu tiên trong email. Điều này giúp người nhận biết nguyên nhân tại sao bạn gửi email và cho họ cảm giác bạn biết quý trọng thời gian.
Đọc lại và chỉnh sửa email trước khi gửi
Hãy luôn đọc lại email và chỉnh sửa thông tin, phông chữ, lỗi chính tả, chữ viết hoa, dấu câu và ngữ pháp cơ bản trong email… trước khi gửi để thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận. Đây cũng là phần quan trọng giúp bạn xây dựng hình tượng cá nhân chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp và đối tác. Vì vậy hãy dành thời gian xem xét email cẩn thận trước khi nhấn nút gửi.
Nội dung ngắn gọn
Hàng ngày mỗi người đều phải nhận rất nhiều email. Vì vậy bạn nên soạn một bức thư ngắn gọn, xúc tích, đi vào các điểm trọng tâm để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết và thu hút được sự chú ý của người nhận.
Lưu ý, chỉ nên sử dụng tiêu đề và dấu đầu để email trông dễ đọc hơn. Tránh sử dụng nhiều hiệu ứng gây rối mắt.
Luôn lịch sự
Email là phương thức giao tiếp thông dụng nhưng cũng không kém phần trang trọng. Vì vậy bạn nên xem xét sử dụng câu từ, ngữ điệu lịch sự, phù hợp nhưng vẫn đảm bảo tính thân thiện. Điều này sẽ giúp bạn tăng cơ hội hợp tác với họ trong tương lai.
Tùy theo đối tượng người nhận là ai: đồng nghiệp, khách hàng hay sếp mà bạn có thể lựa chọn văn phong thân mật hay trang trọng. Hầu hết email công việc thường được giữ giọng điệu trung lập.
Không đính kèm những tập tin dung lượng lớn
Nếu cần gửi một tập tin dung lượng lớn, đừng đính kèm qua email. Thay vào đó, bạn có thể tải tập tin lên một dịch vụ chia sẻ tập tin và gửi đường dẫn qua email.