Xem nhanh
Ở phần 7 của loạt bài Word 2003 cơ bản sẽ nói về định dạng tài liệu, căn chỉnh, tuỳ biến Header và Footer phục vụ cho việc trình bày và in ấn văn bản.
19. Định dạng tài liệu với Word 2003:
a. Thay đổi cỡ giấy
Word 2003 sử dụng kiểu giấy Letter (dài to hơn khổ A4). Nếu in với khổ giấy này thì cài đặt canh lề sẽ hiển thị khác với in bằng giấy A4.
Vì thế bạn cần chỉnh khổ giấy bằng cách vào File > Page Setup > thẻ Paper, mục Paper size bạn nhấp
để tìm, nhấp Default > Yes để Word mặc định kích cỡ giấy khi in.
b. Thay đổi hướng in
Để đổi hướng in, bạn vào Page Setup > thẻ Margins, chọn hướng in trong phần Orientation
c. Canh lề tài liệu trước khi in:
Bạn vào Page Setup > thẻ Margins, mục Margins bạn nhập kích thước căn lề phía trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left) và phải (Right).
Gutter và Gutter position để nhập kích thước và vị trí rãnh lề giữa các trang – dùng chừa gáy để đóng thành cuốn.
Bạn cũng có thể nhấp nút Default để mặc định cho tài liệu được tạo sau này.
d. Ngắt trang:
Để ngắt và sang trang mới, bạn đặt chuột tại điểm muốn kết thúc và bấm Ctrl + Enter, ở chế độ xem dạng Normal (View > Normal) thì trang được ngắt sẽ như hình dưới
Để xoá trang được ngắt, bạn chuyển sang chế độ Normal, đặt con trỏ vào vị trí của trang được ngắt và nhấn Delete.
Header và Footer là khu vực cho bạn chèn các thông tin cần thiết, thường bao gồm tên tài liệu, tác giả, số trang… và sẽ xuất hiện trên toàn bộ các trang. Bạn có thể thấy thông tin này trên màn hình khi chọn xem Print Layout và Print Preview, nhưng không thấy được trong Normal.
Để tạo Header/Footer, bạn vào menu View > Header and Footer, phần nội dung văn bản sẽ được Word 2003 làm mờ đi, thanh công cụ Header and Footer sẽ xuất hiện như ảnh dưới.
Để chuyển qua lại giữa Header và Footer, bạn nhấp
Switch Between Header and Footer
Bấm vào thì Word sẽ hiển thị Header/Footer của phần trước và phần kế tiếp (chỉ có tác dụng khi tài liệu được tạo ra từ nhiều phần).
Chèn số trang.
chèn ngày hiện tại (lấy từ máy tính).
chèn giờ hiện tại.
Mở hộp thoại Page Setup.
Hiển thị hoặc ẩn văn bản.
Khi đã nhập xong văn bản, nhấp Close để kết thúc.