Microsoft đã công bố khảo sát mang tên Asia Workplace 2020 Study, chia sẻ về sự sẵn sàng cho chuyển đổi sang môi trường làm việc hiện đại.

Theo đó, 90% người Việt Nam tham dự khảo sát nhận định họ là lao động dịch chuyển và công việc ngoài văn phòng chiếm 20% quỹ thời gian, 70% được lãnh đạo ủng hộ và công ty có nền tảng văn hóa để có thể làm việc hiệu quả và hợp tác. Nhưng cũng khá thú vị là chỉ 40% nhân sự cảm thấy rằng lãnh đạo công ty đang đặt cam kết sẽ bắc cầu để xóa bỏ khoảng cách kỹ năng số giữa các nhân sự trong thời đại số, đồng nghĩa có khá nhiều việc phải làm để tăng cường hợp tác giữa các nhân sự.

Khảo sát bao gồm khoảng 4200 nhân viên chuyên nghiệp từ 14 thị trường tại Châu Á, nhằm mục tiêu hiểu được những chuyển đổi hành vi của nhân sự, khoảng cách tại nơi làm việc khi chuyển đổi vào một không gian hiệu quả, hợp tác và linh hoạt. Khảo sát này bao gồm 311 nhân sự tham dự từ thị trường Việt Nam.

“Vì Châu Á định vị bản thân trở thành thị trường kết nối nhiều nhất với hơn một nửa số kết nối di động từ chính khu vực tính đến năm 2021, các tổ chức cần suy nghĩ lại về cách có thể trao quyền cho các lao động với những công cụ, hạ tầng, chính sách và văn hóa phù hợp để có thể tối đa hóa tiềm năng. Điều này đồng nghĩa với việc kích hoạt khả năng hợp tác mọi nơi trên mọi thiết bị.

Dù sao, đây cũng là điều thiết  yếu cho các lãnh đạo nhằm đánh giá và triển khai những thay đổi để phù hợp với những thách thức về quản trị và văn hóa đang cản trở nhân viên có thể làm việc liền mạch dù ở bất kỳ đâu, những thách thức cản trở sự tăng trưởng và tiến bộ trong thời đại số hóa”, Ông Vũ Minh Trí, Tổng Giám đốc Microsoft chia sẻ.

Lực lượng kỹ thuật số lành nghề là chìa khóa để chuyển đổi kỹ thuật số

Một phiên bản sớm hơn của nghiên cứu được tiến hành năm 2015 chỉ ra rằng cứ 100 người tham dự khảo sát thì 45 người đã sẵn sàng tham dự Không gian làm việc hiện đại, theo đó tổ chức sẽ có Con người, Không gian và Công nghệ đúng để có thể tạo ra lực lượng lao động sáng tạo, hiệu quả và hợp tác.  Trong năm nay, cứ 100 thì có 70 người sẵn sàng, chứng tỏ rằng các tổ chức đã trang bị tốt hơn để đáp ứng nhu cầu này.

Nhưng ngoài các yếu tố số 1, cụ thể là rào cản về sự thiếu hụt nhân sự kỹ thuật số lành nghề, sự nổi lên của cuộc cách mạng Công nghệ lần thứ 4 cũng làm gia tăng nhanh chóng nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số. Báo cáo mới đây của Microsoft là Microsoft Asia Digital Transformation Study được thực hiện vào cuối năm 2016 cũng chỉ ra rằng việc ‘Trao quyền cho nhân viên’ là ưu tiên chuyển đổi kỹ thuật số thứ 2 của các lãnh đạo Châu Á.

Mặt khác, làm sao có được lực lượng lao động số hóa lành nghề cũng là rào cản trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Phong cách làm việc mới và những xung đột văn phòng cần xử lý

Điều hiển nhiên là hiện nay, các nhân sự hay dịch chuyển trên thị trường đang nắm bắt các phương thức làm việc linh hoạt và các tổ chức nên tìm những mô hình không gian làm việc mới, đặc biệt với lượng lao động số trẻ (sinh ra sau năm 2000) đang gia tăng, khi họ gia nhập thị trường lao động lần đầu tiên.

Phần đông những người khảo sát (83%) đánh giá cao việc tích hợp giữa công việc và cuộc sống, nơi ranh giới giữa công việc và cuộc sống không phân định, với điều kiện có thể làm việc và cộng tác linh hoạt mọi nơi.

Báo cáo cũng chỉ ra rằng các tổ chức cần xử lý vài thách thức mang tính cấu trúc trong không gian làm việc để giúp họ sẵn sàng bước vào thời đại kỹ thuật số cũng như thực hành phong cách làm việc linh hoạt:

• Lãnh đạo tổ chức là chìa khóa dẫn dắt thực hành phương thức làm việc linh hoạt: Chỉ 40% đồng ý rằng lãnh đạo của họ cam kết bắc cầu xóa mờ khoảng cách kỹ thuật số trong không gian làm việc.
• Văn hóa là quan trọng: Chỉ 46% đồng ý rằng tổ chức của họ đã đầu tư vào việc phát triển văn hóa thông qua đào tạo và phát triển, thực thi bởi phòng nhân sự.
• Truy cập vào những công nghệ mới hơn, hướng dữ liệu để nâng cao khả năng hợp tác và hiệu quả: Chỉ 37% thấy rằng tổ chức của họ đã đầu tư vào những công cụ dữ liệu và phân tích nhằm giúp họ được chia sẻ và đưa ra quyết định đúng thời điểm; chỉ 44% đồng ý là tổ chức của họ đã cung cấp cho họ các công cụ để đơn giản hóa quy trình vận hành.

Nhóm làm việc hiện đại đòi hỏi tiếp cận mới

Không gian làm việc đã chuyển đổi theo phương thức làm việc mới, nơi công nghệ giúp gia tăng việc hợp tác giữa các cá nhân với nhóm hoặc các nhóm với nhau vượt qua khoảng cách địa lý. Tuy nhiên, khảo sát cũng chỉ ra rằng sẽ có những khoảng trống nhất định gây cản trở đến hiệu quả của năng suất và hợp tác giữa các nhóm. Và những thách thức chủ đạo là:

• Quá nhiều các cuộc họp trực tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (38%)
• Quá nhiều thời gian để đón nhận thành viên mới tham dự vào nhóm (36%)
• Các cuộc họp tầm công ty chỉ chung chung và không truyền đạt được các mục tiêu mang tính tổ chức. Các nhóm quá cứng rắng và không cởi mở theo phương thức làm việc hiện đại (29%)
• Các thành viên nhóm không thích nghi với lịch làm việc linh hoạt  (23%), các nhóm kéo dài thời gian trả lời các vấn đề nội bộ (23%) 

Người tham dự khảo sát cũng chia sẻ rằng với quan hệ lãnh đạo tốt và tầm nhìn tốt  của trưởng nhóm (56%), kèm khả năng tiếp cận công cụ công nghệ để hợp tác giúp nhân viên làm việc mọi nơi và phản hồi trong thời gian quy định (50%) có thể giúp xây dựng một nhóm hợp tác tốt hơn.

Truy cập vào những công nghệ cộng tác, mới hơn sẽ nâng cao năng suất

Khảo sát cũng chia sẻ, người khảo sát tìm kiếm các công cụ tốt hơn giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Ngoài yêu cầu về phần cứng, 39% hi vọng sẽ có thể truy cập được tới thông tin và dữ liệu từ thiết bị di động và 30% mong đợi mạng xã hội doanh nghiệp sẽ giúp họ hợp tác giữa các nhóm tốt hơn. Khi hỏi về các công nghệ mới nổi giúp xây dựng môi trường làm việc 2020 tốt hơn thì:

• 54% nghĩ rằng, Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp làm việc độc lập một cách hiệu quả.
• 48% mong mạng xã hội doanh nghiệp hỗ trợ video và âm thanh.
• 39% trông chờ kiến thức thời gian thực giúp họ có thể đưa ra các quyết định hợp lý theo thời gian thực.

“Phù hợp xu hướng, phương thức nhân viên cùng hợp tác và làm việc cũng ảnh hưởng theo. Các lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự cần tìm cách để gia tăng sức mạnh cho từng nhân viên và loại bỏ rào cản để họ hợp tác trong thời đại kỹ thuật số, đặc biệt là khi nghiên cứu đã chỉ rõ những khoảng cách này có thể được giảm thiểu nhờ công nghệ. Ngoài ra, một ưu tiên cũng quan trọng nữa là cần bắc cầu xóa đi khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, khi đặt trọng tâm nhiều hơn vào con người và văn hoá,” Ông Vũ Minh Trí, Tổng Giám đốc Microsoft nhận xét.

Microsoft Office 365, nền tảng năng suất đám mây đã phục vụ hơn 85 triệu người dùng sử dụng thương mại hàng tháng, là bộ công cụ tiếp cận rộng rãi nhất và là nền tảng để sáng tạo, giao tiếp và cộng tác. Office 365 cũng là một không gian làm việc có hội thoại, được thiết kế để trao quyền cho các nhóm làm việc, giúp đưa mọi người, các nội dung và các công cụ… mà nhóm làm việc cần để cộng tác hiệu quả hơn. Những tính năng nổi bật của bộ Office 365:

• Tính năng di động: với các ứng dụng quen thuộc của Office hiện có trên iOS, Android và Windows, người sử dụng có thể hoàn thành công việc mọi lúc, mọi nơi. Dễ dàng lưu trữ các tài liệu lên kho lưu trữ đám mây và chuyển đổi từ thiết bị này qua thiết bị khác mà không hề gặp sự lạc nhịp. Người dùng luôn được đồng bộ các tài liệu theo nguyên tắc, dù soạn thảo ở thiết bị nào cũng sẽ mở văn bản tại đúng tại điểm đang dừng ở thiết bị trước đó.

• Hợp tác hiện đại: Các doanh nghiệp có thể truy cập vào các công cụ trực tuyến ở mức độ doanh nghiệp cho phép chia sẻ tài liệu và làm đồng tác giả trong thời gian thực. Office Delve hiện đã có trên Office 365 cho người dùng doanh nghiệp giúp nhận diện những thông tin quan trọng dựa trên nhiệm vụ và đồng nghiệp mà người dử dụng hay làm việc cùng. Office 2016 nay đã có thêm tính năng Đồng tác giả giúp những người sử dụng có thể cộng tác thông qua việc gõ bàn phím trong thời gian thực cho phép người dùng nhìn thấy cập nhật bản sửa của đồng nghiệp.

• Họp hiện đại: Skype for Business với nền tảng truyền thông và cộng tác, mang lại trải nghiệm quen thuộc của Skype nhưng với chính sách an ninh, tuân thủ và kiểm soát mức doanh nghiệp. Sản phẩm còn có các tính năng như hiện thị trạng thái hoạt động (họp, bận, sẵn sàng, đi vắng…), gửi tin nhắn nhanh, cuộc gọi có video, và họp trực tuyến. Ngoài ra, bộ Office mới cũng tích hợp các tính năng ứng dụng trong của Skype trên khắp các ứng dụng khách hàng lớn cho phép người dùng gửi tin nhắn nhanh, chia sẻ màn hình, trò chuyện và chat trực tuyến ngay trên tài liệu đang trao đổi.

• Bảo mật và kiểm soát: Microsoft cam kết xây dựng hệ thống điện toán đám mây tin cậy nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu doanh nghiệp được bảo vệ nghiêm ngặt. Ngoài ra, người dùng Office 365 cũng được trang bị thêm những tính năng mới giúp gia tăng tính an ninh và bảo mật cho doanh nghiệp bao gồm tính năng tích hợp sẵn (built-in) tránh mất mát dữ liệu, Chứng thực đăng nhập đa hệ (vân tay, sinh trắc học, đăng nhập truyền thống…) và Bảo mật Dữ liệu cấp độ Doanh nghiệp.