Phần 9 của loạt bài hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 sẽ khái quát về Layout.

Khám phá sức mạnh của Custom layout trong PowerPoint

a. Sức mạnh của layout

Những layout có sẵn trong thư viện trông có vẻ tốt, nhưng chúng không hẳn là những layout bạn muốn sử dụng. Chính vì bạn muốn có một bài thuyết trình ấn tượng trước sếp của bạn hay khách hàng. Bạn có thể thêm hình ảnh, logo của công ty bạn để tạo ra sự khác biệt với những bài thuyết trình khác. Chính vì vậy, bạn hãy tận dụng sức mạnh của layout để tạo nét riêng của mình.

b. Layouts và Placeholders

1. Title placeholder (vùng chứa tiêu đề)
2. Nội dung placeholder được sử dụng cho nội dung text và nội dung slide như clip art, SmartArt graphics, tables, shapes, pictures và đồ thị.
3. Nội dung text placeholder với placeholder được chọn

c. Xem lại Slide Master

Cùng một slide nhưng ở chế độ Normal view và Slide Master view, để mở Slide Master view, trên tab View trong nhóm Presentation Views, chọn Slide Master.

d. Tạo custom layout trong PowerPoint

Để thêm một custom layout:

1. Chọn Insert Layout.
2. Chèn mới một custom layout có bốn placeholder bao gồm một placeholder cho Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và Số thứ tự slide. Bạn cũng có thể xóa những placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master.
3. Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập một cái tên để bạn dễ dàng nhớ trong hộp Layout name trong hộp thoại Rename Layout và sau đó chọn Rename.

e. Sử dụng custom layout của bạn

1. Trong slide thứ hai trong bài thuyết trình trước khi thêm layout.
2. Custom layout được chèn sau slide thứ hai.

Để chèn một custom layout trên tab Slide Master, trong nhóm Close, chọn Close Master View. Cách dễ nhất để thêm custom layout vào bài thuyết trình của bạn là trên tab Home, trong nhóm Slides, chọn New Slide và sau đó chọn Tropical vacation layout.

f. Lưu trữ như template

Để lưu trữ bài thuyết trình PowerPoint như một file template, bạn làm như sau:

1. Chọn nút Microsoft Office, chỉ vào Save As và sau đó chọn Other Formats.
2. Trong hộp File name, nhập tên file.
3. Trong danh sách Saveas type, chọn PowerPoint Template (*.potx)và sau đó chọn Save.

Template xuất hiện tại My Templates trong thư viện New Presentation khi được lưu trữ vào một vị trí mặc định.

Phần 8 của loạt bài hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 sẽ giúp bạn tìm hiểu cách định dạng bài thuyết trình.

PHẦN IV: Định dạng bài thuyết trình trong PowerPoint

1. Cá nhân hóa định dạng bài thuyết trình PowerPoint

a. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn

Nếu muốn tạo 1 bài thuyết trình PowerPoint nổi bật thì cách nhanh nhất để làm được điều này là bạn có thể sử dụng chức năng theme.

Theme có thể dễ dàng tạo ra bài thuyết trình chuyên nghiệp tốn ít thời gian cho từng phần trong slide như nền, nội dung text, bảng biểu và hình dạng. Chỉ với một vài cái nhấp chuột đơn giản, bạn có thể thay đổi bài thuyết trình một cách nhanh chóng.

Trong  ba slide  ở  hình  trên  cho  thấy  màu  sắc  được  thay  đổi  rất  dễ  nhận  thấy  được, nhưng nếu nhìn kỹ phía bên trái slide thì tiêu đề placeholder xuất hiện ở phía dưới slide, dù cả ba đều sử dụng cùng một layout Title and Content. Nếu bạn đã từng sử dụng PowerPoint 2003 hoặc phiên bản trước đây, có thể bạn đã quen sử dụng với thiết kế template, nhưng với PowerPoint 2007, template đã được thay thế bằng chức năng theme linh hoạt hơn.

b. Các thành phần của một theme

Theme thật sự quan trọng để tạo ra sự khác biệt trong cuộc cạnh tranh, và dĩ nhiên bạn chắc hẳn không muốn bài thuyết trình của mình giống như bất cứ một thuyết trình nào khác. Thay đổi và tùy biến theme có thể làm cho bài thuyết trình của bạn dễ nhớ và ấn tượng hơn.

Theme là sự kết hợp bao gồm màu sắc, font chữ, hiệu ứng, hình nền được ứng dụng cho một hay nhiều slide hoặc toàn bộ bài thuyết trình. Theme nằm ở trong thư viện Themes trên tab Design. Khi chỉ con trỏ một lúc vào một mẫu theme trong thư viện, bạn có thể xem qua theme mà bạn muốn sử dụng cho bài thuyết trình, chức năng này được gọi là Live Preview (xem thử trực tiếp).

c. Thay đổi hoặc tùy biến theme

Chọn Colors, Fonts hoặc Effects để thay đổi hoặc tùy biến các yếu tố của theme

Một cách khác để làm cho bài thuyết trình của bạn ấn tượng hơn các bài thuyết trình của công ty khác là thay đổi hoặc tùy biến theme bằng cách sử dụng chức năng tùy biến trên tab Design. Bạn cũng có thể thay đổi theme bằng cách sử dụng sự kết hợp gắn liền của màu sắc, font chữ và hiệu ứng hoặc tùy biến theme bằng cách tạo ra một sự kết hợp mới để sau này bạn có thể sử dụng theme riêng của mình.

d. Tùy biến màu sắc theme

1. Slide sử dụng theme Flow.
2. Cùng một slide nhưng được tùy biến màu sắc.

Chọn nút Colors, thư viện Theme Colors xuất hiện với tùy chỉnh màu sắc từ các theme. Để tạo ra một màu sắc riêng, chọn Create New Theme Colors ở phần dưới của thư viện Theme Colors.

e. Thay đổi màu nền của slide trong PowerPoint

1. Theme với tên gọi Flow với màu nền mặc định.
2. Kiểu màu nền có màu sắc đồng nhất.
3. Hình nền của bề mặt gỗ.

Sau khi tùy biến màu sắc, thì cũng nên thêm màu nền cho slide. Thực ra, tất cả slide đều có màu nền, còn slide mặc định có màu nền là màu trắng. Để thay đổi màu nền, chọn nút Background Styles trên tab Design. Kiểu nền được xác định bởi theme, khi theme thay đổi, thì mẫu màu nền trong thư viện cũng thay đổi.

f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide

Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh nào đó để làm hình nền cho bài thuyết trình PowerPoint thay vì chỉ sử dụng màu nền

1. Có một số tab và cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn.
2. Để sử dụng một hình ảnh là hình nền thì chọn chức năng này.
3. Để chèn một hình ảnh từ một file, chọn File và sau đó đặt hình ảnh và xác định vị trí hình ảnh bạn muốn thêm vào. Để dán một hình ảnh từ Clipboard hoặc chương trình nào khác, thì sao chép một hình ảnh, sau đó chọn Clipboard. Để sử dụng clip art, thì chọn Clip Art và sau đó nhập nội dung mô tả clip trên hộp Search text.

g. Làm mờ ảnh nền của slide PowerPoint

1. Slide với hình nền gốc.
2. Slide sau khi sử dụng chức năng Washout (làm mờ).

Để thay đổi sự rực rỡ hay sự tương phản của một tấm hình trong PowerPoint, bạn sử dụng tùy chọn trong cửa sổ Picture trên hộp thoại Format Background. Click vào Recolor để mở thư viện, nơi mà bạn có thể áp dụng một hiệu ứng stylized như làm mờ một tấm hình và sau đó under Color Modes, click Washout.

h. Lưu trữ file với một theme mới

1. Chọn mút More để mở thư viện Theme.
2. Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi bạn có thể lưu trữ theme của bạn.
3. Những Theme bạn đã tùy biến và lưu trữ xuất hiện tại nơi này.

Phần 7 của loạt bài hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 sẽ tiếp tục đi sâu vào làm việc cùng các tập tin multimedia.

h. Nhúng hay liên kết tập tin âm thanh của bạn

Ở ảnh trên:

1. Những tập tin này sẽ không nối đến bài thuyết trình vì không phải là file .wav hoặc có dung lượng lớn hơn 100KB.
2. Những tập tin này có thể nhúng trong bài thuyết trình vì là file .wav và dung lượng dưới 100KB.

Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình của bạn thì hãy quan tâm đến chi tiết về dung lượng của tập tin âm thanh. Mặc dù chúng được nối đến bài thuyết trình, nhưng điều quan trọng hơn là hãy quan tâm PowerPoint có thể tìm thấy tập tin mà bài thuyết trình có liên kết đến.

Liên kết tập tin trong PowerPoint

Một  file  liên  kết  thực  sự  không  phải  là  nội  dung  của  bài  thuyết  trình,  thay  vào  đó PowerPoint tạo ra một đường liên kết đến file này bằng cách chèn nó vào trong bài thuyết trình. Ví dụ file này có thể ở trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ mà máy tính của bạn có thể liên kết được.

Chính vì vậy, khi chèn nó thì thực sự bạn đã tạo được đường liên kết đến nó. PowerPoint dựa trên đường liên kết này để chơi tập tin âm thanh. Khi bạn di đời hoặc xóa bỏ thì đường liên kết không còn hiện hữu, vì vậy bài thuyết trình sẽ không có âm thanh vì PowerPoint không tìm thấy.

Nhúng tập tin trong PowerPoint

Một tập tin nhúng là một phần của bài thuyết trình PowerPoint. Nếu bạn muốn sao chép bài thuyết trình đến một vị trí khác trên máy tính thì tập tin âm thanh vẫn chơi được trên bài thuyết trình.

i. Thực hiện liên kết tập tin

Dưới đây là hai bài thực hành để liên kết file âm thanh đến bài thuyết trình:

Bài thực hành thứ 1: bạn tạo ra bài thuyết trình và trước khi chèn âm thanh, nên copy tập tin âm thanh vào cùng một thư mục (folder). Tiếp đến chèn vào bài thuyết trình, PowerPoint sẽ tạo ra đường liên kết với tập tin trong folder có chứa cả tập tin thuyết trình (.ppt) và âm thanh. Khi di chuyển hoặc sao chép folder đó, âm thanh vẫn được chơi trong bài thuyết trình.

Bài thực hành thứ 2: Khi bài thuyết trình đã làm xong thì nên sử dụng tính năng Package for CD, giúp sao chép tất cả các tập tin đến một vị trí trên CD hoặc một folder, nó sẽ tự động cập nhật những đường liên kết cho âm thanh, hình ảnh. Để đảm bảo âm thanh sẽ được chơi trong bài thuyết trình thì hãy quan tâm dung lượng của tập tin. Dù được kết nối đến bài thuyết trình bằng cách kết nối hay được nhúng, điều quan trọng hơn là PowerPoint có thể tìm thấy file hay không. 

2. Chơi âm thanh từ đĩa CD

Chơi âm thanh từ đĩa CD cho bài thuyết trình PowerPoint giúp lựa chọn âm thanh nền khác đa dạng hơn. Bạn có thể chọn đường dẫn để chơi âm thanh trong suốt bài bài thuyết trình hoặc thiết lập chế độ bắt đầu và kết thúc cho file âm thanh. Với cách này thì không ảnh hưởng đến dung lượng của bài thuyết trình, nhưng một điều đáng lưu ý là bạn phải luôn mang theo đĩa CD khi bạn thuyết trình.

Thiết lập đường dẫn cho CD

1. Trên tab Insert, trong nhóm Media Clips, chọn mũi tên trong hộp Sound và chọn Play CD Audio Track.
2. Kế bên hộp Start at track, chọn track (bài hát hay âm thanh theo thứ tự).
3. Trong  hộp time,  xác  định  thời  gian  CD  bắt  đầu  chơi.  Nếu  thời  gian  là  00:00  có nghĩa là âm thanh sẽ được chơi khi bài thuyết trình bắt đầu.
4. Kế bên hộp End at track, chọn track bạn muốn kết thúc. Bạn cũng có thể kết thúc với track bắt đầu.
5. Trong hộp time, xác định thời gian track ngừng. Để chơi tất cả các track, chọn chơi hết thời gian. Lưu ý khi bài thuyết trình kết thúc trước, thì âm thanh cũng ngừng theo.

Phần 6 của loạt bài hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint 2007 sẽ giúp bạn tìm hiểu về các tập tin multimedia.

Thêm âm thanh hoặc lời thoại trong PowerPoint

1. Chơi một tập tin âm thanh

Có nhiều cách để chèn thông tin trong slide và sử dụng công cụ âm thanh trong PowerPoint để quản lý âm thanh. Bạn có thể sử dụng cửa sổ tác vụ Custom Animation và đưa ra những lệnh chính xác với PowerPoint cách bắt đầu hoặc ngừng âm thanh theo cách bạn muốn.

a. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert

Bạn có thể chèn âm thanh từ máy tính của bạn, từ một tập tin trên mạng nội bộ hoặc trong thư viện clip. Những bước sau hướng dẫn bạn cách chèn âm thanh bằng tab Insert trong PowerPoint.

1. Click vào tab Insert.
2. Chọn nút mũi tên trên hộp Sound.
3. Để  chọn  một  file  âm  thanh  từ  máy  tính  của  bạn  hoặc  từ  mạng  nội  bộ,  chọn Sound from File. Tìm file và nhấp đúp chuột để chèn vào slide.
4. Để chèn âm thanh từ thư viện clip, chọn Clip Art Audio hoặc (Sound from Clip Organizer) và tìm kiếm clip trong cửa sổ nhiệm vụ Clip Art. Chọn clip bạn muốn chèn vào slide.

b. Chèn âm thanh bằng Slide Placeholder

Bạn có thể sử dụng những biểu tượng như hình trên để chèn vào file âm thanh, kết quả cũng tương tự như bạn sử dụng tab Insert, nhưng bạn sử dụng content placeholder như hình trên.

1. Click vào biểu tượng Insert Media Clip để tìm file âm thanh trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ.
2. Click vào biểu tượng Clip Art để mở cửa sổ nhiệm vụ Clip Art để file âm thanh chèn vào clip.

c. Bắt đầu chơi âm thanh trong PowerPoint

Trong quá trình chèn âm thanh, một cửa sổ nhỏ hiện ra với hai sựa lựa chọn là bạn muốn âm thanh sẽ bắt đầu một cách tự động hay bạn muốn chạy tập tin này bằng cách click chuột. Chọn Automatically nếu bạn muốn âm thanh tự động chơi khi slide được thuyết trình.

Nếu trong slide đã có các hiệu ứng khác như âm thanh, đoạn video clip, thì âm thanh sẽ bắt đầu chơi khi các hiệu ứng đã có kết thúc. Chọn When Clicked nếu bạn muốn âm thanh bắt đầu chơi khi bạn nhấn vào biểu tượng trên slide.

d. Chơi âm thanh trên Slide

Khi đã chèn tập tin âm thanh vào slide trong PowerPoint, mặc dù bạn chọn cách chơi tự động hay chọn cách nhấp chuột vào biểu tượng âm thanh, thì âm thanh sẽ chơi từ đầu đến cuối bài thuyết trình, trừ khi bạn click trên slide để ngừng âm thanh. Bạn có thể chơi âm thanh từ đầu đến cuối bằng cách:

1. Chọn biểu tượng âm thanh.
2. Trên Ribbon, dưới Sound Tools, chọn tab Options.
3. Trong nhóm Sound Options, trong danh sách Play Sound, chọn Play across slides.

Đây là cách bắt đầu âm thanh một cách tự động khi slide bắt đầu thuyết trình và nó sẽ không ngừng mặc dù bạn có click chuột lên slide. Nó sẽ ngừng khi kết thúc đoạn âm thanh hoặc bài thuyết trình kết thúc. Nếu bạn muốn nó ngừng như thế nào thì sử dụng trình nhiệm vụ Custom Animation.

e. Thiết lập thời gian cho âm thanh tạm ngưng

Bạn có thể chọn cách ngừng âm thanh trong bài thuyết trình PowerPoint bằng cửa sổ nhiệm vụ Custom Animation, với một tập tin phim bạn cũng sử dụng cửa sổ nhiệm vụ này. Để chạy âm thanh nhưng lại ngừng trong một số slide, đầu tiên mở cửa sổ nhiệm vụ Custom Animation trong tab Animation và sau đó làm như sau:

1. Âm thanh trong bài thuyết trình có hiệu ứng bởi tên của nó trong cửa sổ nhiệm vụ, ví dụ trong hình trên tên nó là LongerFlute.wav, khi hiệu ứng được chọn trên slide, thì nó cũng được chọn trên cửa sổ nhiệm vụ.
2. Bạn nhấp vào mũi tên trong hộp hiệu ứng âm thanh để thể hiện nó trên menu.
3. Trên menu, chọn Effect Options.
4. Trong hộp thoại Play Sound, bạn có một vài lựa chọn cách ngừng âm thanh như thế nào. Để xác định ngừng âm thanh sau một số slide thì chọn mũi tên trong hộp After. Trong hình trên, thì âm thanh sẽ chơi chỉ trong 3 slide.

f. Thay đổi cách âm thanh bắt đầu

Bạn cũng sử dụng Custom Animation trong PowerPoint để thiết lập chế độ âm thanh bắt đầu như thế nào trong bài thuyết trình. Chẳng hạn bạn đã chọn âm thanh bắt đầu tự động, nhưng sau đó lại quyết định nó nên bắt đầu bằng cách click chuột. Cách làm như sau:

1. Nếu âm thanh bắt đầu tự động thì bạn sẽ thấy giống như hình trên, trong hộp Start hiện ra một chiếc đồng hồ với dòng chữ After Previous.
2. Chọn mũi tên trong hộp Start và chọn Start On Click.
3. Hiệu ứng đã được thay đổi bằng biểu tượng con chuột trong hộp Start, bạn có thể click chuột để bắt đầu âm thanh.

g. Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm thanh trên slide

Bạn đã biết một số cách bắt đầu âm thanh trong slide PowerPoint và đây là một cách thay đổi vui vui là thay đổi biểu tượng âm thanh (trigger).

1. Biểu tượng âm thanh được chèn vào slide.
2. Trong cửa sổ tác vụ Custom Animation, chọn nút mũi tên trong Sound Effect và sau đó chọn Timing trên trình đơn.
3. Trong hộp thoại Play Sound, dưới Triggers, chọn Start effect on click of.
4. Chọn mũi tên và chọn biểu tượng âm thanh khác thay thế cho cái loa. Ví dụ bạn chọn Right Arrow.