Không chỉ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp lớn cũng đang tiêu tốn hàng triệu USD mỗi năm.
Nhiều báo cáo đưa ra các con số đáng báo động, chỉ ra rằng các doanh nghiệp đang tiêu tốn chi phí cực lớn mỗi năm vào các phần mềm bản quyền không được dùng đến. Khảo sát diễn ra khắp 12 vùng địa lý với 9 nền công nghiệp, với số lượng doanh nghiệp khảo sát lên tới 6 triệu doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau.
Dù sở hữu đến 30 phần mềm bản quyền tuy vậy đến 50% số đó chưa bao giờ được dùng đến. Chi phí cho các phần mềm không dùng đến này ước tính làm thâm hụt cho các doanh nghiệp gần 45 triệu USD một tháng, dẫn tới tiêu tốn gần 537 triệu USD một năm.
Tuy vậy, tình hình có thể tệ hơn đối với các doanh nghiệp lớn khi họ có lựa chọn sử dụng các gói dịch vụ cao cấp. So với mặt bằng chung chi phí có thể bị đội lên rất nhiều.
Các phần mềm thường bị bỏ qua nhất bao gồm Tableau, Trello, Notion App, Spotfire và Bluejeans. Trái ngược hoàn toàn là các phần mềm thường xuyên được sử dụng như Slack, Teams, Zoom, Webex và Asana.
Đa phần các phần mềm được ưu tiên là về liên lạc, hội thảo thông qua video và quản lý công việc. Tất cả đều là các phần mềm tối quan trọng cho vận hành một doanh nghiệp.
Một khảo sát khác với 200 trưởng nhóm IT cho thấy chỉ 5.5% trong số này “có ý thức” với việc nhân viên của mình có chủ động sử dụng các phần mềm bản quyền hay không. Qua đó cho thấy thực trạng khi các doanh nghiệp không thật sự hiểu và biết công việc của các nhân viên.
Để cắt giảm hao phí không cần thiết này, nhiều gợi ý cho rằng các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức và đánh giá lại việc sử dụng các phần mềm. Qua đó có thể giúp các doanh nghiệp thương thảo các hợp đồng với điều kiện hợp lý hơn cho mình trong tương lai.
Các doanh nghiệp cũng đồng thời được khuyến khích loại bỏ hình thức “một cho tất cả”. Hình thức này thường thấy ở các doanh nghiệp lớn khi chỉ một số nhân viên cấp cao được cung cấp một bộ máy tính cao cấp với rất nhiều phần mềm không cần thiết. Trong khi đó các nhân viên cấp dưới thường lại không được cung cấp đủ các ứng dụng cần thiết để làm việc.
Cuối cùng, các doanh nghiệp nên thường xuyên thu thập các dữ liệu định lượng song song với các dữ liệu định tính trong việc sử dụng các bản quyền trong tay mình. Một số nhân viên có thể cho rằng một vài phần mềm hữu dụng trong một số tình huống đặc biệt, tuy nhiên các con số lại chỉ ra số lần sử dụng thật sự không tương xứng với kết quả và chi phí đặt ra.
Dù cho bất kỳ tình huống nào có thể xảy ra, việc cắt giảm các chi phí không cần thiết, đặc biết là các khoản tiền không thể thu hồi như bản quyền phần mềm là quan trọng đối với các doanh nghiệp. Qua đó giúp cải thiện tình hình doanh nghiệp đồng thời đảm bảo đúng vai trò của nhân viên.
Theo Techradar