Quản trị hiệu suất được xem là một nhiệm vụ quan trọng của mọi doanh nghiệp. Tổ chức tư vấn hàng đầu thế giới Deloitte cho biết họ dành gần 2 triệu giờ mỗi năm cho hoạt động này: từ điền bảng hỏi, họp hành và chấm điểm nhân sự.
Thế nhưng, cũng theo một báo cáo của Deloitte, có tới 94% doanh nghiệp nhận thấy thời gian và công sức cho việc đánh giá này vừa tốn kém, vừa không hề mang lại kết quả như kỳ vọng.
Những vấn đề dẫn tới sự kém hiệu quả của hoạt động quản trị hiệu suất đã được đưa ra thảo luận tại hội thảo trực tuyến “Xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất: Mô hình và Công cụ” do Base.vn và Học viện Agile phối hợp tổ chức. Theo đó, đại diện chuyên gia đến từ hai đơn vị trên đã đưa ra những nhận xét, phân tích và nguyên nhân của thực trạng này, đồng thời gợi ý khung lý thuyết và công cụ để giúp hoạt động này phát huy đúng vai trò của nó.
Bản chất của quản trị hiệu suất
Tại phần lớn doanh nghiệp, hoạt động quản trị hiệu suất thường bị đánh đồng với việc đánh giá hiệu suất vào cuối chu kỳ. Dựa trên việc đánh giá này, doanh nghiệp sẽ cân nhắc điều chỉnh lương thưởng cũng như lộ trình thăng tiến của nhân viên. Cũng bởi vậy, nhân viên thường có xu hướng e dè và có thể không trung thực trong quá trình đánh giá; trong khi đó, phía quản lý cũng thường cảm thấy thiếu tự tin vì “sợ” đánh giá không công bằng.
Theo ông Phạm Anh Đới, CEO Học viện Agile – chuyên gia huấn luyện Quản lý và Đào tạo doanh nghiệp, mục tiêu cuối cùng của quản trị hiệu suất là nhằm thúc đẩy nhân viên hết mình cho mục tiêu chung của cả công ty, đồng thời giữ và phát triển nhân viên tốt ở lại đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường lâu dài.
“Sự phân chia lương thưởng công bằng chỉ là một phương tiện đáp ứng mục tiêu của quản trị hiệu suất. Nói cách khác, quản trị hiệu suất nên hướng tới việc thống nhất với nhân viên về một kỳ vọng hợp lý để khiến nhân viên hài lòng và cảm thấy gắn bó hơn với công ty, hơn là tập trung vào một sự đánh giá hoàn toàn công bằng khách quan”, Giám đốc Học viện Agile nhận định.
Theo đó, ông Đới đưa ra kết luận rằng đánh giá hiệu suất chỉ là một trong bốn bước của chu trình quản trị hiệu suất, bao gồm: Lập kế hoạch – Thực thi – Kiểm tra/Đánh giá – Cải tiến; đồng thời khẳng định rằng việc quá tập trung vào đánh giá hiệu suất có thể khiến cho nhân sự cảm thấy thiếu định hướng (thiếu lập kế hoạch) hay triển khai công việc kém hiệu quả (thiếu thực thi).
Doanh nghiệp loay hoay nếu không có công cụ quản trị hiệu suất hợp lý
Cũng trong khuôn khổ sự kiện, cả hai diễn giả đều thống nhất quan điểm và nhấn mạnh rằng chính ngay trong bước đánh giá hiệu suất, nhân viên phải được đánh giá thường xuyên, liên tục, thay vì chỉ tập trung ở các thời điểm cuối giai đoạn.
Ông Đới lấy ví dụ một nhân viên cả năm không nỗ lực, nhưng chỉ đến vài tháng cuối cùng thì tích cực gây ấn tượng với sếp để đến kỳ đánh giá cuối năm vẫn được xét xuất sắc. Trường hợp này là hậu quả của việc kiểm tra không thường xuyên, lãnh đạo sẽ bị thiên kiến vào hiệu quả của nhân viên trong thời gian gần nhất mà không theo dõi cả quá trình.
Trong một trường hợp phổ biến khác, doanh nghiệp đặt mục tiêu đầu tháng mà chỉ rà soát, đánh giá khi vào cuối tháng. Do đó, cả nhà quản lý và nhân viên đều không có những thảo luận hai chiều thường xuyên, dẫn tới cải tiến chậm chạp, và cuối cùng, mục tiêu đạt được hay không đạt thì cũng không thể thay đổi.
Trong bối cảnh của cuộc Cách mạnh 4.0, để cải thiện và nâng cao quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp, để nhà quản lý có thể quy hoạch và rõ ràng hơn trong việc quản lý hiệu suất của nhân viên, các ứng dụng, nền tảng công nghệ được xem là có vai trò cực kỳ quan trọng.
Ông Bùi Trung Thành, Trưởng nhóm Tư vấn kinh doanh tại Base.vn, nhận định: “Để mục tiêu không chỉ là khẩu hiệu, doanh nghiệp cần có công cụ đo lường tiến độ hoàn thành kế hoạch từng ngày. Công cụ đó không phải là những ứng dụng dạng chat truyền thống, mà phải là một phần mềm để quản trị mục tiêu, giữ vai trò là cầu nối giúp gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức”.
Với những quan sát và trải nghiệm thực tế, cùng kinh nghiệm tư vấn và đồng hành chuyển đổi số với hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam, đại diện Base.vn đánh giá phần lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng phần mềm chat để giao việc một cách thủ công. “Những ứng dụng này sinh ra để truyền tải thông tin, không phải để quản trị mục tiêu, do đó dẫn tới tình trạng trôi, sót thông tin và không có thể đo lường hiệu suất của nhân viên trong cả tiến trình”, ông Thành cho biết.
Một số giải pháp được thiết kế và xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao quản trị hiệu suất như Base Work+ có thể giúp nhà quản lý tự động phân luồng và tổng hợp báo cáo từng loại công việc, dự án của từng phòng ban, cập nhật liên tục các nhiệm vụ đang bị trễ hạn hoặc được hoàn thành muộn, từ đó giúp nhà quản lý tự tin đánh giá nhân viên một cách phù hợp và chính xác.
“Ứng dụng công nghệ sẽ giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn nhân viên của mình, từ đó dễ dàng đưa ra những mục tiêu phù hợp cho họ. Ở chiều ngược lại, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong tổ chức và sự đồng hành của đội ngũ lãnh đạo”, ông Thành khẳng định. Kết luận này phù hợp với mục tiêu bản chất của quản trị hiệu suất, đó là giúp nhân viên gắn kết lâu dài và đóng góp hết mình cho tổ chức.
Bên cạnh đó, sau quá trình đặt mục tiêu và đánh giá, doanh nghiệp cần phải xây dựng chương trình đào tạo cụ thể để phát triển được tối đa năng lực và hiệu suất nhân viên. Được biết, các kỹ thuật, phương thức và kinh nghiệm xây dựng chương trình đào tạo huấn luyện sẽ tiếp tục được chia sẻ trong sự kiện hợp tác số 2 của Base.vn và Học viện Agile.