Hẳn ai trong chúng ta cũng từng đau đầu vì vô tình gửi email quan trọng đến sai địa chỉ mà không thể thu hồi lại. Nếu bạn chưa biết thì Gmail có tính năng thu hồi email đã gửi để hỗ trợ bạn khắc phục sai lầm do sơ suất gửi nhầm.
Mời bạn tham khảo hướng dẫn cụ thể dưới đây
Sử dụng tính năng gửi email bí mật
Đầu tiên, cần lưu ý rằng Google có cho phép bạn hủy việc gửi email, nhưng chỉ trước khi quá trình gửi hoàn tất. Khác với Outlook, Gmail không thể hoàn tác hoặc sửa đổi nội dung email sau khi được gửi đi. Việc hủy thao tác gửi thư trong Gmail chỉ có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn, đồng nghĩa bạn chỉ có thời gian vài giây để kịp nhận ra sai lầm của mình.
Cách thu hồi email đã gửi đơn giản nhất với Gmail là sử dụng chế độ gửi email bí mật. Với tính năng này, bạn có thể cài đặt ngày hết hạn và mật mã mở email. Khi gửi nhầm, bạn chỉ cần xóa quyền truy cập vào email đó. Dưới đây là cách thực hiện:
- Truy cập vào mục Soạn email của Gmail
- Nhấp vào nút Chế độ bảo mật có biểu tượng ổ khóa và chiếc đồng hồ.
- Đặt ngày hết hạn và mật mã truy cập email.
- Nhấn Lưu.
- Để xóa quyền truy cập vào emai bí mật, hãy truy cập Gmail và tìm email đó trong mục Đã gửi (Sent). Sau đó mở email đó và chọn Xóa quyền truy cập (Remove access).
Lưu ý, bạn phải sử dụng chế độ gửi email bí mật mới có thể thực hiện thao tác này.
Thu hồi email trong Gmail
Sau khi soạn Gmail và nhấn Gửi, bạn vẫn còn cơ hội thu hồi email đó trong vài giây khi phía dưới cuối màn hình hiển thị trạng thái Đang gửi. Lúc này, bạn chỉ cần nhấn vào nút Hủy ở phía ngoài cùng bên phải.
Nếu bạn bỏ lỡ cơ hội này, Gmail sẽ gửi cho bạn thông báo tiếp theo báo email đã được gửi kèm theo nút Hoàn tác ở bên phải. Bạn có thể nhấn vào đó để thu hồi email lại.
Tăng thời gian thu hồi email
Khả năng thu hồi email đã được triển khai trên Gmail từ năm 2018 nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Điều quan trọng nhất là tính năng này chỉ có hiệu lực trong một khoản thời gian rất ngắn, bạn chỉ có vài giây để nhận ra rằng mình đã gửi nhầm email và bấm vào nút thu hồi. Nếu không email sẽ được gửi đi và bạn gần như không thể cứu vãn sai lầm của mình nữa.
Nhận ra vấn đề này, Google đã cung cấp thêm tính năng kéo dài thời gian hủy email để hỗ trợ bạn khắc phục sự cố. Bạn có thể cài đặt thêm thời gian hoàn tác gửi email để kịp thời nhận ra và thu hồi trong trường hợp sơ suất gửi nhầm. Bạn làm như sau:
- Truy cập vào Gmail
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải.
- Chọn Cài đặt (Settings)
- Trong tab Chung (General), tìm phần Hoàn tác gửi (Undo Send)
- Nhấn vào menu thả xuống bên cạnh và chọn thời gian hủy email. Giới hạn tối đa là 30 giây.
Gmail là một trong những ứng dụng email thông dụng hàng đầu thế giới với hơn 1,5 tỷ người dùng đang hoạt động, tính đến tháng 9/2020 chiếm 26% thị phần toàn cầu.
Hy vọng bài viết này có thể giúp bạn sử dụng tốt hơn dịch vụ này.